Obrazovanje > Opisi zanimanja > Poslovni tajnik/Poslovna tajnica 

Kratak opis

Poslovna tajnica/tajnik samostalno planira, organizira i vodi radne procese u tajništvu i pisarnicama. U radu je samostalnija i ima veću odgovornost od tajnice.

Potrebno obrazovanje

Za upis u srednjoškolski obrazovni program ­­­­­­­­­poslovnog tajnika, potrebno je imati završenu osnovnu školu. Za obavljanje poslova poslovnog tajnika potrebno je završiti srednje strukovno obrazovanje u trajanju od četiri godine.

Završetak srednjoškolskog programa obrazovanja završava izradom i obranom završnog rada. Učenici mogu polagati i ispite državne mature, koji im omogućuju nastavak školovanja na visokoškolskoj razini.

Obrazovanje za ovo zanimanje provodi se i u okviru sustava obrazovanja odraslih. Sve informacije o ustanovama i programima, koje provode obrazovanje odraslih za ovo zanimanje, možete dobiti na web portalu Agencije za strukovno obrazovanje i obrazovanje odraslih.

Opis poslova

Poslovna tajnica/tajnik analizira i rješava probleme, koji se odnose na kreiranje i uvođenje suvremenih rješenja na području organizacije rada i informacijskog sustava u tajništvu i pisarnicama.

Na temelju terminskih planova vodi i organizira aktivnosti za rukovoditelja, odnosno pretpostavljenog; sudjeluje u izradi materijala za sjednice, vodi poslovnu korespondenciju i dokumentiranu građu.

Sudjeluje u nabavi, planiranju i raspoređivanju računalne i druge opreme i sredstava potrebnih za izvođenje radnog procesa. Utvrđuje radne doprinose pojedinaca u tajništvu i administraciji, vodi kadrovsku evidenciju i uređuje druge djelatnosti vodećih djelatnika i suradnika. Priprema poslovne analize, nadzire troškove, vodi evidenciju potpisanih ugovora i sastavlja izvještaje. Njezin/njegov posao može obuhvaćati predstavljanje poduzeća/ustanove prema van; često je odgovorna/odgovoran i za odnose s javnošću.

Samostalno komunicira sa strankama i poslovnim partnerima (osobno ili telefonom, elektronskom poštom i dr.), organizira službena putovanja i vodi brigu o protokolarnim pitanjima kod primanja posjetitelja. Samostalno sastavlja stručne dopise, zapisnike, pisane predstavke, rješava upravna pitanja.

U pojedinim slučajevima, ovisno o organizaciji rada u poduzeću/ustanovi u kojoj je zaposlen/a, vodi brigu o stručnom razvoju suradnika, surađuje u obrazovnim programima, brine o protoku informacija i koordinaciji posla. Za svoje suradnike priprema prijedloge preraspodjela i napredovanja.

Znanja, vještine i poželjne osobine

Za obavljanje poslova poslovne tajnice/tajnika, potrebno je dobro poznavanje književnog materinjeg jezika te stranih jezika. Mora imati vrlo dobro razvijene vještine poslovnog komuniciranja. Ako se bavi upravnim poslovima, mora poznavati radno zakonodavstvo i znati poduzimati radnje u upravnom postupku. Potrebna su znanja organizacije rada i poslovanja poduzeća, odnosno ustanove, te znanja iz područja psihologije rada.

Treba dobro poznavati računalne programe kojima se koristi u radu, osnove menadžmenta, osnove odnosa s javnošću i poslovni bonton.

Poželjno je da ima vrlo dobro razvijene komunikacijske i prezentacijske vještine, organizacijske sposobnosti, vještine rada u timu. Treba biti izuzetno odgovorna/odgovoran na poslu i lojalna/lojalan poduzeću/ustanovi (čuvanje poslovnih tajni). Stručna znanja treba neprestano usavršavati.

Uvjeti rada

Poslovna tajnica/tajnik radi u ugodnim radnim uvjetima. Obično se posao obavlja u zatvorenom, toplom (prozračnom) i svijetlom prostoru - uredu, bez štetnih utjecaja iz okoliša.

Zbog stalnog opterećenja vida uslijed rada na računalu, može doći do slabljenja vida, što se djelomično može spriječiti zaštitom zaslona ili nošenjem tamnih naočala. Premda je pri radu s različitim električnim uređajima potreban oprez, na radnom mjestu nema većih opasnosti po zdravlje.

Kontraindikacije za rad su: slabovidnost/sljepoća, gluhoća i teža nagluhost u govornom području, oštećenje glasa i/ili govora koji utječu na komunikaciju, teža oštećenja funkcije gornjih ekstremiteta, te kronični poremećaji koji značajno remete kognitivno i emocionalno funkcioniranje.

Srodna zanimanja

Tajnica