Obrazovanje > Opisi zanimanja > Tajnik/Tajnica 

Kratak opis

Tajnik organizira i obavlja sve administrativne uredske poslove, najčešće za rukovoditelje organizacijskih jedinica u poduzeću ili drugoj ustanovi. Piše dopise i vodi poslovnu dokumentaciju, komunicira sa strankama i ostalim zaposlenicima, te organizira dnevni raspored osobe za koju radi.

Potrebno obrazovanje

Za upis u srednjoškolski obrazovni program tajnika, potrebno je imati završenu osnovnu školu. Za obavljanje poslova tajnika potrebno je završiti srednje strukovno obrazovanje u trajanju od četiri godine.

Završetak srednjoškolskog programa obrazovanja završava izradom i obranom završnog rada. Učenici mogu polagati i ispite državne mature koji im omogućuju nastavak školovanja na visokoškolskoj razini. 

Obrazovanje za ovo zanimanje provodi se i u okviru sustava obrazovanja odraslih. Sve informacije o ustanovama i programima, koje provode obrazovanje odraslih za ovo zanimanje, možete dobiti na web portalu Agencije za strukovno obrazovanje i obrazovanje odraslih.

Opis poslova

Tajnik prima posjetitelje, poslovne partnere i s njima komunicira osobno ili putem telefona. Preusmjerava telefonske pozive, preuzima i prenosi poruke, prima poštu, razvrstava je, odašilje i vodi evidenciju o tome. Vodi dokumentaciju i odgovorna je za njeno pravilno pohranjivanje.

Samostalno ili prema naputku, tajnik sastavlja, piše i uređuje dopise, zapisnike i drugu dokumentaciju. Priprema i pomaže pri organizaciji radnih sastanaka te pruža stručnu i administrativnu potporu prilikom pripreme materijala. Piše zabilješke služeći se stenografijom, koristi računalo i osnovne računalne programe za pripremu različitih dokumenata.

Organizira službena putovanja i vrši rezervacije smještaja. Vodi rokovnik i rezervaciju termina, dogovara sastanke i pravi njihov raspored.

Brine za ugošćivanje i posluživanje gostiju i sudionika sastanaka. Vodi kadrovsku evidenciju i evidenciju prisutnosti na poslu.

Znanja, vještine i poželjne osobine

Tajnica mora dobro pismeno i usmeno komunicirati na hrvatskom i najmanje jednom stranom jeziku. Mora vladati općim i poslovnim bontonom, te imati široka znanja iz područja opće kulture.

Također, mora poznavati uredsko poslovanje, osnove i propise o sigurnosti arhivske građe, te postupke pohranjivanja i izdvajanja dokumentacijske građe.

Potrebno je vladati stenografijom i stenodaktilografijom, znati se služiti računalom i osnovnim računalnim programima koji se koriste u uredskom poslovanju (programima za uređivanje teksta, tabličnim kalkulatorima i dr.), te upotrebljavati telefon, telefaks, elektronsku poštu i druga moderna sredstva komunikacije.

Tajnik mora poznavati osnove organizacije rada, propise iz područja radnog i trgovačkog prava, ustavni ustroj Republike Hrvatske, osnove financijskog, knjigovodstvenog i vanjsko-trgovinskog poslovanja, te imati osnovna znanja iz područja gospodarstva, poduzetništva i psihologije rada.

Tajnik mora imati dobre verbalne i organizacijske sposobnosti, izvrsnu koncentraciju i pamćenje, te razvijene komunikacijske vještine. Mora biti sposobna obavljati nekoliko poslova istodobno, prilagođavati se promjenama i raditi na usavršavanju stručnoga znanja, te brinuti o tehničkim i drugim novostima s područja uredskog poslovanja.

Tajnik mora biti ljubazna, strpljiva i emocionalno stabilna osoba, diskretna, prilagodljiva u osobnim kontaktima. Ovo zanimanje nije pogodno za osobe koje imaju teškoće u socijalnim kontaktima.

Uvjeti rada

Tajnik radi u uredu u povoljnim mikroklimatskim uvjetima. Najveći dio poslova obavlja sjedeći, često naprežući vid pri radu za računalom što može izazvati oštećenja vida i kralježnice. Zapreka za rad u ovom zanimanju su veća oštećenja vida, smetnje glasovno – govorne komunikacije (mucanje i sl.) i oboljenja kralježnice.

Na mnogim radnim mjestima radno vrijeme po potrebi može biti fleksibilno.

Kontraindikacije za rad su: slabovidnost/sljepoća, gluhoća i teža nagluhost u govornom području, oštećenja glasa i/ili govora koja utječu na komunikaciju, teža oštećenja funkcije gornjih ekstremiteta, te kronični poremećaji koji značajno remete kognitivno i emocionalno funkcioniranje.

Srodna zanimanja

Poslovni tajnik, administrativni tajnik, upravni referent, ekonomist

Mogućnosti zapošljavanja

Tajnik ima vrlo široke mogućnosti zapošljavanja u privatnom i javnom sektoru, u različitim poduzećima i različitim okvirima djelovanja koja trebaju administrativnu i poslovnu pomoć.